Inps: Come ti ispeziono l’azienda

Gli ispettori devono ….  ispezionare, questo è il succo della circolare Inps n. 76 del 9/5/2016 relativa alle attività di vigilanza e sullo svolgimento delle ispezioni.
La circolare, in attesa della piena operatività dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro, riepiloga ed aggiorna le istruzioni sulla vigilanza e sul procedimento ispettivo, al fine di garantire uniformità di comportamento e trasparenza, dentro e fuori l’Inps, a tutela dei lavoratori e della concorrenza tra imprese e del mercato.
L’accertamento ispettivo è per eccellenza un accertamento fattuale che non può limitarsi in una verifica puramente contabile. È dunque necessario, precisa l’Istituto di previdenza,  che gli ispettori siano impiegati, salvo casi eccezionali, nella specifica attività di controlli esterni.
Le ispezioni vanno condotte almeno in coppia. Sulla valutazione degli ispettori  da impiegare, occorre tener conto delle dimensioni dell’azienda da ispezionare, della sua articolazione nel territorio e delle sue caratteristiche generali .
La consistenza della forza ispettiva da impegnare nel primo accesso riveste particolare importanza in relazione soprattutto all’«effetto sorpresa» tipico del procedimento ispettivo.
Qualora le circostanze ambientali lo richiedano si deve coinvolgere anche la  forza pubblica, oltre che a tutela degli ispettori, anche per la realizzazione dell’accertamenti.

Gli ispettori possono accedere ai locali delle aziende, agli stabilimenti, ai laboratori, ai cantieri e a qualsiasi altro luogo di lavoro come negozi, esercizi pubblici, studi professionali e ai locali nei quali viene svolta un’attività lavorativa assoggettabile alle norme di legge sull’assicurazione sociale.

L’ispezione deve  recare la minore turbativa possibile allo svolgimento dell’attività lavorativa in corso. Gli ispettori si devono qualificare oltre che nei confronti del datore di lavoro, anche nei confronti del personale presente sul luogo di lavoro. Il datore di lavoro e/o suo rappresentante, può  farsi assistere nel corso dell’accertamento da un professionista abilitato. L’assenza del professionista comunque non blocca l’ispezione. Se il proprietario non è presente l’ispezione continua e l’interessato sarà informato dopo.

 Nel  rispetto del principio di collaborazione, sarà possibile attendere l’arrivo del datore di lavoro, purché l’attesa sia ragionevole e non abbia evidenti intenti dilatori.

Nelle more, occorrerà comunque procedere all’identificazione dei lavoratori, alla rilevazione delle presenze e all’acquisizione delle dichiarazioni degli stessi in considerazione della particolare importanza che, nella fase iniziale dell’accertamento, riveste il fattore sorpresa e della necessaria tempestività con cui alcuni adempimenti debbano essere effettuati al fine di garantire il buon esito dello stesso.

I verbali redatti dai funzionari ispettivi, i quali nell’esercizio delle proprie funzioni rivestono la qualifica di pubblici ufficiali, fanno piena prova, fino a querela di falso.
Il verbale fa fede delle dichiarazioni, ma non della loro  veridicità.Quindi le  dichiarazioni del lavoratore al quale si riferiscono gli esiti dell’accertamento non costituiscono prova per sé sola, ma elemento indiziario, valutabile dall’autorità amministrativa e/o giudiziaria chiamata a decidere in sede di contenzioso.

Le dichiarazioni dei lavoratori devono essere raccolte, di norma, nel corso del primo accesso ispettivo, in stretto collegamento con l’identificazione delle persone trovate al lavoro e con la rilevazione delle modalità di impiego delle stesse.

Il personale ispettivo può valutare l’opportunità di acquisire, previo consenso, le dichiarazioni dei lavoratori al di fuori del posto di lavoro, affinché le stesse siano esenti da condizionamenti di sorta.

Durante l’acquisizione delle dichiarazioni non è ammessa la presenza del datore di lavoro o di altra persona che comunque lo rappresenti (responsabile del personale, consulente, etc.). È evidente, infatti, come simili circostanze possano incidere sull’autonomia del dichiarante svilendo l’esito stesso dell’indagine ispettiva, dati gli inevitabili riflessi di natura psicologica derivanti dalla presenza della parte datoriale.

Inoltre, se ritenuto utile ai fini dell’accertamento, possono essere acquisite anche le dichiarazioni di coloro che in passato abbiano prestato attività lavorativa presso il medesimo soggetto sottoposto a controllo.

Gli ispettori hanno altresì facoltà di assumere dichiarazioni da parte degli organismi rappresentativi dei lavoratori, ove costituiti (Rappresentanze Sindacali Aziendali, Rappresentanze Sindacali Unitarie, Commissione per le Pari Opportunità, Comitato Unico di Garanzia, Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza).

Gli ispettori devono fare  le domande in modo chiaro e comprensibile, avuto riguardo anche al livello di istruzione dell’intervistato, nonché al grado di conoscenza della lingua italiana nelle ipotesi di lavoratori stranieri.
Le dichiarazioni possono essere rese anche direttamente dai dichiaranti con un atto scritto, a forma libera, recante la sottoscrizione. Se i lavoratori volessero una copia delle loro dichiarazioni non è possibile. Qui scatta la paranoia burocratica  in questo caso gli ispettori devono informare i richiedenti che l’eventuale accesso alle dichiarazioni potrà avvenire previa presentazione di apposita istanza alla sede INPS competente, nelle forme e nei limiti stabiliti dal “Regolamento per la disciplina del diritto di accesso a norma della Legge 7 agosto 1990 n. 241 e s.m.i.”, di cui alla circolare n. 4/2013, al termine del procedimento amministrativo.

L’esame della documentazione rappresenta una fase altrettanto rilevante dell’indagine ispettiva in quanto consente di verificare la congruità dell’assetto aziendale riscontrato con quanto risulta dalle denunce effettuate all’Istituto, nonché da altre denunce e/o registrazioni obbligatorie.

Ferma restando l’opportunità di verificare tutta la documentazione utile ad un esame obiettivo della situazione aziendale e dei fatti oggetto di accertamento, il personale ispettivo deve acquisire e conservare agli atti solo la documentazione necessaria a comprovare la pretesa contributiva e gli eventuali illeciti amministrativi.

Concluse le attività di verifica espletate nel corso del primo accesso, gli ispettori rilasciano il verbale di primo accesso al datore di lavoro o a chi ne fa le veci .
Se si rifiutano di ricevere il verbale ovvero non siano presenti al termine dell’ispezione, gli ispettori annotano  le circostanze che hanno impedito la consegna immediata del verbale procedendo successivamente alla notifica dello stesso a mezzo raccomandata A/R.

Per quanto concerne le dichiarazioni dei lavoratori, nei casi in cui le dimensioni del’azienda  non consentono di sentire  tutto il personale impiegato, l’accertamento potrà essere svolto a campione. I criteri di selezione del  campione dovranno essere esplicitati in sede di verbalizzazione.

L’ispettore, nel verbale medesimo, deve dare atto di avere informato il datore di lavoro sia della possibilità di farsi assistere da un professionista abilitato, che di rilasciare dichiarazioni, dando conto dell’eventuale mancato esercizio delle predette facoltà.

La notifica del verbale è essenziale per assicurare la certezza delle situazioni giuridiche accertate. Il suo perfezionamento richiede pertanto cura delle forme e dei termini previsti dalla legge.
Riguardo alle modalità di notifica, si rileva l’importanza di procedere alla notifica a mani del destinatario del verbale, metodo che garantisce la certezza e la determinatezza dell’adempimento.
In generale, la competenza dell’ispettore cessa con la notifica del verbale. È suo  preciso compito in quanto  osservatore privilegiato, individuare le criticità emergenti, anche in piccole realtà locali e, attraverso la struttura organizzativa regionale dell’Inps, valutarne l’impatto potenziale in termini di estensione o di dimensione economica per consentire l’identificazione preventiva di situazioni “a rischio”.